Thu thập và duy trì hồ sơ chính xác về tài sản cố định của bạn có thể là một công việc tốn thời gian và tốn kém. Giải pháp theo dõi tài sản tích hợp phù hợp sẽ đặt thiết bị có giá trị của công ty bạn trong tầm kiểm soát của bạn. Mục tiêu của bất kỳ hệ thống mạnh mẽ nào là tối đa hóa hiệu quả kiểm soát tài sản của bạn và giảm thiểu tổn thất thiết bị của bạn.
Sử dụng kết hợp máy tính di động và phần mềm quản lý tài sản, bạn sẽ có thể tăng tốc các nhiệm vụ kiểm toán và tiến hành theo dõi tài sản của mình trong thời gian thực. Điều này sẽ cho phép bạn trở nên hiệu quả hơn trong việc lập kế hoạch sản xuất và giảm thời gian chết. Phần mềm quản lý cũng sẽ cho phép bạn lên lịch bảo trì hoặc dịch vụ cần thiết cho thiết bị của mình vào những thời điểm thích hợp. Với một giải pháp hoàn chỉnh bao gồm công nghệ in mã vạch / RFID, máy tính di động và phần mềm, bạn có thể quản lý tài sản của mình một cách chính xác và hiệu quả.
Những Lợi ích Chính của Hệ thống Theo dõi Tài sản là gì?
Tất cả các doanh nghiệp đều có một bộ sưu tập tài sản mà họ cần duy trì và với giải pháp phù hợp, bạn có thể kiểm soát chi tiết hơn tài sản của mình và lợi tức đầu tư lớn hơn với các lợi ích:
> Năng suất – Thu thập dữ liệu nhanh hơn, chi tiết hơn.
> Độ chính xác – Loại bỏ lỗi của con người.
> Tuân thủ – Báo cáo linh hoạt với các bản ghi chính xác hơn.
> Trách nhiệm giải trình – Thực thi trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm giải trình đối với tài sản của công ty.
Theo dõi và quản lý tài sản là gì?
Mỗi công ty sử dụng hàng trăm tài sản hàng ngày. “Tài sản” là bất kỳ hạng mục nào mà doanh nghiệp sử dụng trong nội bộ, chẳng hạn như thiết bị CNTT, thiết bị văn phòng, công cụ, v.v.… Một giải pháp quản lý tài sản được tích hợp đúng cách có thể giúp công ty của bạn theo dõi chính xác và hiệu quả bất kỳ tài sản nào của doanh nghiệp bạn. Thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm và thay thế tài sản bị mất, bạn có thể theo dõi tất cả tài sản có giá trị của mình bằng hệ thống theo dõi tài sản hoàn chỉnh, tiện lợi, dễ sử dụng được quản lý thường xuyên.
Bước đầu tiên trong việc xác định hệ thống theo dõi tài sản là hiểu liệu bạn đang xử lý tài sản hay hàng tồn kho. Nội dung là các đối tượng “vĩnh viễn” mà doanh nghiệp sử dụng trong nội bộ, chẳng hạn như máy tính, công cụ hoặc tài liệu giáo dục. Mặc dù nhân viên có thể kiểm tra đối tượng vào hoặc ra cho một dự án nhất định, hoặc thậm chí sử dụng tại nhà, tài sản cuối cùng thuộc về công ty và phải được trả lại cho công ty. Nội dung luôn được theo dõi là một mục duy nhất. Mặc dù bạn có thể có 10 PC hoặc công cụ giống nhau, nhưng bạn đang quản lý từng phiên bản như một mục riêng lẻ với nhãn mã vạch hoặc thẻ RFID duy nhất của riêng nó. Mối quan tâm chính là có thông tin chính xác về từng mặt hàng cụ thể như vị trí, tình trạng, ngày mua, giá trị, người trông coi, bảo trì lần cuối, v.v.
Tuy nhiên, theo dõi hàng tồn kho đề cập đến các đối tượng được bán, phân phối hoặc tiêu thụ bởi một công ty. Các đối tượng “tạm thời” này bao gồm các mặt hàng bán lẻ và đồ dùng văn phòng. Trong trường hợp này, bạn có thể có 100 hộp mặt hàng chủ lực trong kho và khi bạn sử dụng một hộp, số lượng theo dõi sẽ giảm đi một hộp. Bạn không quan tâm đến phiên bản cụ thể nào đã được bán mà thay vào đó, 1 trong số 100 đã bị xóa. Cuối cùng, bạn muốn biết bạn có bao nhiêu hàng trong kho và khi nào thì đặt hàng thêm.
Theo dõi hàng tồn kho so với Theo dõi tài sản
Để bắt đầu, hãy xem xét nhu cầu theo dõi của bạn với biểu đồ bên dưới để xác định xem bạn cần Theo dõi hàng tồn kho hay theo dõi tài sản.
Phần mềm theo dõi tài sản là bộ não đằng sau bất kỳ hệ thống nào vì nó là nguồn cung cấp tất cả thông tin tài sản của bạn và quyết định cách bạn tương tác với thông tin này. Thông thường, bạn sẽ chạy một phiên bản phần mềm trên máy tính để bàn trong khi các thiết bị di động sẽ có phiên bản rút gọn của phần mềm cho các chức năng cần thiết trong lĩnh vực này. Tùy thuộc vào nhu cầu cập nhật hàng loạt hoặc thời gian thực của bạn, một số phần mềm nhất định sẽ hỗ trợ phần mềm này hoặc phần mềm khác. Phiên bản máy tính để bàn sẽ chứa cơ sở dữ liệu chi tiết đầy đủ về nội dung, cho phép in nhãn và chạy nhiều loại báo cáo. Báo cáo là một khía cạnh rất quan trọng của bất kỳ phần mềm theo dõi nào vì điều này sẽ cho bạn khả năng hiển thị tốt hơn về bộ sưu tập nội dung của mình. Biết khi nào cần thay thế hoặc bảo dưỡng mọi thứ và phân tích tài sản chung được thực hiện bằng báo cáo. Có nhiều ứng dụng theo dõi tài sản để bạn lựa chọn và việc xác định ứng dụng phù hợp nhất cho nhu cầu kinh doanh của bạn là điều cần thiết để có một hệ thống hữu ích và hiệu quả.
Bạn nên giải quyết điều gì khi tạo hệ thống theo dõi tài sản?
Khi kết hợp một hệ thống theo dõi tài sản hiệu quả và phù hợp, có một số câu hỏi chính cần trả lời:
>Bạn cần theo dõi bao nhiêu tài sản?
>Bạn đang theo dõi loại tài sản nào?
>Tài sản nằm ở đâu? Bạn có bao nhiêu địa điểm?
>Nội dung đã được gắn nhãn chưa? Bạn sẽ sử dụng mã vạch hoặc thẻ RFID?
>Bạn có cần cập nhật thời gian thực hoặc có thể sử dụng bộ sưu tập hàng loạt không?
>Bạn sẽ cần loại báo cáo nào từ hệ thống?
>Bạn sẽ có bao nhiêu người dùng? Máy tính để bàn và điện thoại di động.
Các thành phần của Hệ thống Theo dõi Tài sản là gì?
Tất cả các hệ thống theo dõi tài sản bao gồm 3 thành phần cốt lõi:
Phần mềm theo dõi tài sản
– Phần mềm là xương sống của bất kỳ hệ thống nào và sẽ xác định những tính năng và tùy chọn có sẵn. Mối quan tâm chính khi quyết định là mức độ chi tiết của báo cáo và liệu nó có hỗ trợ cập nhật hàng loạt hay thời gian thực hay không.
Máy tính di động
– Nội dung nằm trong toàn bộ doanh nghiệp nên thiết bị di động cho phép bạn có tất cả thông tin cần thiết và thực hiện các thay đổi tại vị trí nội dung. Tùy thuộc vào mức độ khắc nghiệt của môi trường và ngân sách của bạn, nhiều loại thiết bị có thể được sử dụng.
Máy in mã vạch / RFID
– Tất cả các nội dung cần một số nhận dạng duy nhất trên chúng để được theo dõi đúng cách. Mã vạch là lựa chọn dễ dàng nhất và hiệu quả về chi phí nhất nhưng thẻ RFID cung cấp thêm lợi ích với khả năng đọc nội dung không dây và khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình của bạn.
Tại Mã Vạch Số Vina, chúng tôi là chuyên gia theo dõi tài sản! Chúng tôi có thể giúp bạn định cấu hình giải pháp theo dõi bất kể ngành nghề kinh doanh của bạn là gì. Chúng tôi sẽ cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của ứng dụng và ngân sách của bạn. Nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi cung cấp các giải pháp phức tạp trong các ngành đồng nghĩa với việc bạn sẽ nhận được một giải pháp toàn diện và việc triển khai không gặp sự cố, được đảm bảo. Hãy tiếp tục, gọi cho chúng tôi!
CÔNG TY TNHH TM DV MÃ VẠCH SỐ VINA
Hotline: 0938 657 388